本日はDXをテーマとして、システム導入におけるRFI・RFPについて扱っていきます。
RFI・RFPは、システム導入の長い道のりを共に歩んでいくパートナー企業を選定する為の手段であり、システム導入プロジェクトにおける序盤の重要なプロセスなので、一緒に学び、知識を身につけましょう。
RFI・RFP・要件定義の違い
RFI・RFPはどちらも、ベンダーからの情報を収集する為にベンダーへ発出するドキュメントですが、RFIとRFPとでは目的がやや異なります。
RFIとは”Request For Information”の略で、多くのベンダーの中から、後続プロセスであるRFPの対象ベンダーを絞り込むために行います。
そのためRFIでは、ベンダーの製品・サービス内容や、導入・販売実績などといった基礎情報の提供をベンダーに依頼します。
従って、RFIは情報提供依頼とも呼ばれます。
RFPとは”Request For Proposal”の略で、RFIで絞ったベンダーの中から、実際に発注するベンダーを選ぶために行います。
そのためRFPでは、自社からの要求に対し、具体的な解決策やアプローチなどの提案をベンダーに依頼します。
従って、RFPは提案依頼とも呼ばれます。
このように、RFI・RFPを行い、発注するベンダーを選んでいく一連のプロセスを、ベンダー選定と呼びます。
また、RFI・RFPと要件定義の違いについても述べておくと、要件定義はベンダー選定後に実施するプロセスであり、システムを設計・開発する前段として、システムに必要となる機能・性能等をベンダーと具体的に定義することです。
RFI・RFP・要件定義を行う順番・目的を示すと、以下の通りとなります。
なお、ベンダー選定においては、通常はRFPを行いますが、RFIは行わない場合もあります。
次章以降で、RFIはどのような場合に行うのか、またRFPは行わない場合もあるのかについて見ていきましょう。
RFIはどのような場合に行うか？
ベンダー選定を行う際、RFIを行う場合と、RFIは行わずにRFPを行う場合があります。
つまり、ベンダー選定では必ずしもRFIを行うとは限りません。
ではどのような場合にRFIを行うのでしょうか？
まず、ベンダーを予めスクリーニングし、効率的にRFPを実施したい場合に、RFIを行います。
既述の通り、RFIはベンダーを絞り込む為の手段であり、RFIを通じて自社のプロジェクトに合致しないベンダーを早期に排除することで、RFPに要する時間やコストを削減し、効率よくRFP以降のプロセスを行うことができます。
また、ベンダーの製品・サービスに関するより詳細な情報を収集し、知見を深めたい場合にも、RFIを行います。
RFIでは、ベンダーが提供可能な製品・サービス、価格体系、サポート体制等の情報を収集しますが、RFIを通じてベンダーから直接情報を収集出来るので、未公開情報など、ベンダーの公式HPや企業パンフレットには掲載されていないような情報を得ることが出来る場合もあります。
さらに、ベンダー毎の製品・サービス情報を通じて、市場の動向や最新技術に関する情報も得ることが出来ます。
このように、各ベンダーの製品・サービスに関する詳細情報や、市場調査に有益な情報を得たい場合にも、RFIを行います。
RFPを行わない場合もあるか？
公平性・透明性を担保してベンダー選定を行う為に、通常はベンダー選定ではRFPを行います。
ただし、以下のような場合は、例外的にRFPを行わずにベンダーを選定する場合もあります。
① 既存ベンダーと継続的な関係がある場合
信頼できるベンダーと長期にわたる関係を構築しており、尚且つそのベンダーがプロジェクトに必要な製品やサービスを提供可能であることが確信できている場合は、RFPを行わない場合があります。
② 緊急でシステム導入が必要な場合
急遽、特定の製品やサービスが必要となり、RFPを行う時間的余裕がない場合、RFPを省略してベンダーを選定する場合があります。
③ 導入するシステムが小規模な場合
システム導入が極めて小規模で、RFPを行うことにより得られる利益が、RFPを行うことによる工数・費用に見合わない場合、RFPを行わずにベンダーを選定する場合があります。
RFI・RFPの目次構成例
ここからは、RFIとRFPのそれぞれについて、その目的を踏まえて、どのような目次構成で作成するのかを見ていきます。
RFI・RFPともに、プロジェクトの性質に応じて構成を決めることが必要なので、以下のサンプルを参考とし、適宜カスタマイズしてRFIやRFPの作成に役立てて頂ければと思います。
① RFIの構成
まずは、RFIにどのような要素を記載する必要があるか考えていきましょう。
既述の通り、RFIはベンダーを絞り込むために情報収集することが目的なので、ベンダーから提供してほしい情報（会社概要、製品情報、実績 等）をRFIに記載する必要があります。
またベンダー側にも自社の概要や、RFIを発出するに至った背景等を把握してもらう必要があるので、自社に関する情報（RFIの目的、自社概要、システム導入背景、現状の課題 等）もRFIに記載します。
これらの内容を肝とし、更にベンダーが適切にRFIに回答できるよう、回答時の手続き（回答の書式・提出先・提出期日、今後のスケジュール 等）もRFIに記載します。
これらを踏まえ、RFIの基本構成は以下のように整理できます。
② RFPの構成
次に、RFPにどのような要素を記載する必要があるか考えていきましょう。
RFPは実際にベンダーを選定することが目的なので、ベンダーからの具体的な提案を引き出すために、ベンダーへの要求事項と、ベンダーに提案してほしい依頼事項をRFPに記載する必要があります。
要求事項が多岐に渡る場合は、RFPの本編とは別添えのドキュメントに、一覧形式で要求事項を列挙する場合もあります。
またRFIと同様に、回答時の手続き（回答の書式・提出先・提出期日、今後のスケジュール 等）もRFPに記載します。
更に、RFPをもとに発注するベンダーが決まる為、契約時の条件についても記載します。
これらを踏まえ、RFPの基本構成は以下のように整理できます。
なお、ベンダーはRFPを踏まえて具体的な提案や体制構築、費用見積等を行います。
プロジェクト開始後に、RFPに記載がなかった項目が追加されるような「後出しじゃんけん」状態になると、ベンダーが対応できない、或いは対応できても当初想定していなかった追加コストやスケジュール遅延が生じ得る為、RFPに必要な内容が漏れなく記載されていることを関係者で十分確認したうえで、発出することが重要です。
この記事で紹介する内容は以上です。
少しでも参考になれば幸いです。
