本日はプロマネをテーマに、WBSの作成方法について扱います。
前回解説したマスタースケジュールと同様に、WBSを作成・運用できることはプロジェクトを運営していく上での必須スキルの1つなので、この記事で紹介する内容を是非参考にして頂ければと思います。
それでは一緒に見ていきましょう。
WBSとは何か？マスタースケジュールとの違いとは？
WBSとは”Work Breakdown Structure”の略称で、プロジェクト等で生じる様々な取組事項を日々の作業レベルに分解したものであり、各取組を進めるために、いつ・誰が・何をするかという具体的な作業計画やその実施状況を可視化するために用います。
実際のプロジェクトでは、基本的に各フェーズの初期段階でWBSを作成します。
また、フェーズの進行に伴って新たな作業が生じたり、計画していた作業の修正や削除が生じたりするので、プロジェクトの運営状況に応じてWBSも適宜アップデートすることが必要です。
さらに、各作業が計画通り進捗していることを把握できるようにするため、各作業計画の消化状況も日々アップデートしていきます。
WBSとマスタースケジュールとの違いについても見てみましょう。
マスタースケジュールは、プロジェクト全体やそのプロジェクト内の各フェーズなど、ある程度纏まった期間における計画を可視化したもので、WBSよりも粗い粒度で作成します。
一方でWBSは、日々の作業計画を可視化したもので、マスタースケジュールよりも詳細かつ具体的に作成します。
つまり、WBSとマスタースケジュールはどちらも計画ではありますが、作成する際の粒度感や具体性が異なります。
ただし、WBSとマスタースケジュールはそれぞれ独立して存在するのではなく、マスタースケジュールをもとにWBSを作成する（或いはWBSをもとにマスタースケジュールを見直す）というように、相互に関連して存在する為、両者の整合性はしっかり担保することが不可欠です。
なお、マスタースケジュールについては以下の記事で解説しているので、こちらも是非ご覧ください。
WBSの作成・運用におけるポイント
次に、WBSを作成したり、実際のプロジェクト等で運用したりする際のポイントを見ていきましょう。
ここでは以下5つのポイントを挙げます。
- 各作業の開始日/完了日は、計画だけでなく実績も記載する
- 各作業の担当者は、ひとつの作業につきバイネームで1名のみ記載する
- 各作業のインプット/アウトプットを記載する
- 各作業の所要期間は、現実的に対応可能な期間で設定する
- WBSの更新担当者を決める
それぞれについて見ていきましょう。
① 各作業の開始日/完了日は、計画だけでなく実績も記載する
WBSは作業計画である為、各作業を開始/完了する計画日をWBSに記載します。
またWBSは計画だけなく、進捗状況も把握する為に、各作業が実際に開始/完了した実績日も記載します。
なお、各作業が開始/完了した実績日を記録しておくことで、そのプロジェクトの進捗把握に活かせるだけでなく、今後別のプロジェクト等に参画して類似する作業のWBSを作成する際に、各作業に要するタイムラインの見積り精度を上げることにも活かせます。
② 各作業の担当者は、ひとつの作業につきバイネームで1名のみ記載する
WBSに記載した各作業が漏れなく対応されるには、各作業に担当者を漏れなく割り当てることが必要です。
この際、WBS上で各作業の担当者を『〇〇部門』のようにバイネーム以外（組織名など）で記載すると、誰も対応しない場合が生じ得るため、各作業の担当者は具体的なバイネームで記載します。
また、担当者をバイネームで記載しても、ひとつの作業に複数の担当者を割り当てると、その担当者間で作業の”お見合い”が生じ、結局誰も対応していないという事態も生じ得ます。
従って、WBSにおいて各作業の担当者は、バイネーム、且つひとつの作業に1名のみ記載するようにしましょう。
③ 各作業のインプット/アウトプットを記載する
多くの作業は、何かしらのインプットやアウトプットが生じるので、その作業を行うために必要なインプットや、その作業によって生じるアウトプットをWBSに記載します。
WBSに各作業のインプット/アウトプットを記載することは、単にどのような中間成果物が生成されるかを把握するだけでなく、作業順序の整合性を担保して計画を立てることにも役立ちます。
簡単な例を挙げると、ある作業Aに着手する為にあるデータが必要な場合、そのデータを生成する為の作業Bが必要であり、尚且つ作業Bは作業Aの着手前には完了するように作業計画を立てる必要がある、というようなイメージです。
このように各作業間の整合性を担保して作業計画を策定できるよう、各作業のインプット/アウトプットをWBSに記載するようにしましょう。
④ 各作業の所要期間は、現実的に対応可能な期間で設定する
以下のマスタースケジュールの記事でも述べましたが、各作業のタイムラインを短く計画し過ぎると、その計画にミートできず、後々に遅延が生じたり、計画の見直しが必要になったりと、進捗に悪影響を及ぼし得ます。
従って、各作業に要する所要期間はアグレッシブに短く設定するのでなく、必要に応じてバッファも入れて、現実的に対応可能な期間で設定することが必要です。
⑤ WBSの更新担当者を決める
WBSは一度作成が完了した後も、進捗管理や計画変更などで随時更新が必要になります。
しかし、WBSの更新を誰でも行えるようにすると、仮に更新ルールを設けても、そのルールを遵守せずに更新されてしまう場合や、必要な更新がなされず放置されてしまう場合などがあり、WBSを適切に運用できなくなる可能性があります。
従って、WBSは誰でも更新出来るようにするのでなく、更新担当者を決めて、その人に更新権限を委ねて運用することが望ましいです。
WBSの具体例（テンプレート）
最後に、WBSの具体的なテンプレート例を紹介しますので、WBSのポイントや立付けを把握する為の参考として頂ければと思います。
前章で紹介した内容をはじめ、WBS作成におけるポイントも青字で並記しています。
この記事で紹介する内容は以上です。
少しでも参考になれば幸いです。
