本日はDXをテーマとして、DXプロジェクトに取り組む際の頻出成果物である業務フロー図の効率的な作成手順について扱います。
通常、業務フロー図は試行錯誤を繰り返しながら作り込んでいくので、完成までにかなりの工数を要しますが、しっかりと手順を踏まえて作成することで、手戻りを回避し、作成効率を上げることができます。
業務フロー図の概要や、業務フロー図を作成する際のポイントは以下の記事で扱っているので、この記事で扱う作成手順とセットで参照頂くと、業務フロー図に関する理解がより深まるかと思います。
なお業務フロー図の作成時は、まずは作成目的の定義や、業務・担当者の洗い出しなどが必要ですが、この記事ではそれらの情報は既に整理され、業務フロー図として資料に落とし込んでいく段階であることを前提とします。
それでは一緒に学んでいきましょう。
手順① ：部門・タイミングを明記し、業務フロー図の”外枠”を設ける
業務を洗い出しても、それらの業務をフローとして記載するうえでの”外枠”がないと、うまく業務フロー図を作成することができません。
従って、まずは担当部門と業務を行うタイミングを明記し、業務フロー図を作成する上での外枠を設定します。
言い換えれば、最初に業務フロー図のフォーマットを作るイメージです。
業務フロー図の作成がある程度進んだ段階で、後追いで外枠を設定することもできますが、その場合、追記した外枠にあわせ、ひとつひとつの業務の位置を変える必要が生じることもあり、その分手間を要します。
従い、先に外枠を設けておくことで、その手間を回避し易くなります。
もちろん業務フロー図の作成を進めるにあたり、外枠に対しての追記・修正が必要になる場合もありますが、後から個々の業務の位置をひとつひとつ変えていくよりは、手間が省きやすくなるでしょう。
手順②：個々の業務を並べて、矢印で結合する
外枠が出来ると、その枠内に個々の業務を並べていきます。
違和感のない業務フロー図とする為、業務を並べる際は可能な限り、上→下、左→右の方向に向かって並べるようにしましょう。
また個々の業務を並べると同時に、各業務を矢印で結合します。
業務フロー図上の業務の数が多くなると、それにあわせて矢印の数も多くなり、煩雑になってしまう為、矢印の体裁を適切に整えないと分かり難い業務フロー図になってしまいます。
従って矢印の体裁を整えることも必要ですが、この時点ではまだ業務を並べ方を試行錯誤している段階であり、業務の並びを変える都度、矢印の体裁も整えていると手間もかかる為、最低限の体裁さえ整えておけば、全ての矢印の体裁を整えるのは、手順④で紹介する仕上げの段階でよいでしょう。
手順③：各業務にナンバリングを施す
業務フロー図を作成する際は、他の関連ドキュメントとの紐づきを表す等といった目的で、各業務に業務ID等のナンバリングを施す場合が多いです。
手順②の業務を並べている段階でもナンバリングを施していくことは可能ですが、業務の追加や並び替えが生じる度にナンバリングの更新も必要となるため、ナンバリングは、手順②で個々の業務を並び終えた後に施す方が効率的です。
手順④：業務フロー図全体の体裁を整える
手順③まで終えると、最後の仕上げとして全体の体裁を整えて、業務フロー図を見やすくします。
業務フロー図の体裁を整えるうえでチェックしたいポイントは、特に以下の4点です。
１．図形の位置を整える
業務フロー図に限らず、資料作成時は図形の位置を整える必要があります。
特に業務フロー図は記載する図形の数が多い為、整列していないと、見栄えの悪いフロー図になってしまいます。
従い、何かしらの意図がある場合を除き、各図形の上下や左右の位置を整えるようにします。
２．業務間の矢印の重なりを解消する
業務フロー図に記載する業務の数が多くなるほど、業務と業務を結ぶ矢印の数も多くなり、結果として矢印同士が重なってしまって、分かり難い業務フロー図となってしまいます。
従い、複数の矢印が重なる箇所は、矢印の位置をずらしたり、飛び越え線等を用いたりして、どの矢印が何と結合しているかが分かるようにします。
飛び越え線の作成方法はこちらの記事で紹介しているので、よければご覧ください。
３．業務フロー図上の用語を統一する
業務フロー図上に、同じ業務やシステム、帳票などが複数出てくる場合、それらの用語は統一し、同じものに対して違う用語を用いないようにします。
４．図形を配置する方法を統一する
例えばシステムを用いて業務を行ったり、業務のアウトプットとして帳票を出力したりする場合、複数の図形を用いて1つの業務を表しますが、その際、各図形を配置方法を統一します。
上記4点は、特に業務フロー図における体裁のポイントですが、一般的な資料作成における体裁の整え方も業務フロー図を書く際の参考になります。
資料作成における体裁の整え方はこちらの記事で扱っているので、よければご覧ください。
この記事で紹介する内容は以上です。
少しでも参考になれば幸いです。
