なぜあの人は文章を短く書けるのか?誰でも実践できる、短い文章の書き方5選

資料作成
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本日は、資料作成における端的な文章の書き方をテーマに扱います。

ビジネスにおいては、会議資料のキーメッセージから、社内・取引先へのメール、更に日常的なビジネスチャットに至るまで、文章の作成機会が多くあります。
そして文章が長くなる程、文章の拙さが増すとともに、読み手の読む気も減退させてしまいますので、文章を短く纏めるスキルが必要です。

一方で、いくら場数を重ねても、コツが分からないと、短い文章を作成することは難しいことも事実です。
この記事では、私が実務経験の中で気づいた、端的な文章を書く人が使っているテクニックを5つ紹介します。

それでは見ていきましょう。

方法① 動詞+動詞の表現を無くす

文章が冗長な人の特徴の一つに、動詞を無駄に用いて、文字数を増やしていることが挙げられます。
例えば、以下のような文章を考えてみましょう。

× 改善前

会議では、その論点について検討することを行う。

この文章は、「検討する」・「行う」と動詞が繰り返され、動詞+動詞の表現になっています。
一方で、「行う」(つまり、後ろの動詞)は省き、以下のように記載しても、意味は通じます。

〇 改善後

会議では、その論点について検討する

また、名詞+動詞の場合でも、名詞を動詞化することで、後ろの動詞を省ける場合もあります。
例えば、先ほどの例文を少し変えて、以下のような文章を考えてみましょう。

× 改善前

会議では、その論点について議論を実施した。

この文章は、「議論」という名詞を動詞化すると、「実施した」(つまり、後ろの動詞)は省き、以下のように記載しても、意味は通じます。

〇 改善後

会議では、その論点について議論した。

このように、出来るだけ動詞を省くことで、文章を短くできます。
特に、例文のように「行う(行った)」・「実施する(実施した)」・「実行する(実行した)」の動詞が出てくる際に、このテクニックを活かせる場合が多いので、是非意識してみてください。

方法② 動詞を名詞化する

方法①の後半で、名詞を動詞化するテクニックを挙げましたが、動詞を名詞化することで、文章を短くできる場合もあります。
例えば、以下のような文章を考えてみましょう。

× 改善前

プロジェクトを開始するために必要とする費用を見積もることが必要である。

この文章の「開始する」・「必要とする」・「見積もる」を名詞で記載すると、以下のように端的にできます。

〇 改善後

プロジェクト開始のために必要な費用の見積もりが必要である。

一般的に、動詞よりも名詞の方が文字数を抑えられるので、文章作成時に意識するとよいでしょう。

方法③ 同一表現を繰り返さない

同一表現を必要以上に繰り返すと、文章の冗長さが増してしまいます。
例えば、以下のような文章を考えてみましょう。

× 改善前

会議ではその論点について議論した。そしてその会議で議論した結果、A案を採用することになった。

この文章は、「会議」や「議論」の表現を繰り返していますが、以下のように繰り返しを省いても意味は通じます。

〇 改善後

会議ではその論点について議論し、A案を採用することになった。

また「採用する」と「なった」が動詞+動詞なので、方法①に従い、更に以下のように改善できます。

◎ 更なる改善後

会議ではその論点について議論し、A案を採用した。

改善前の文章と比較して、だいぶすっきりしたと感じると思います。

また同一表現の繰り返しは、例えば以下の文章ように、箇条書きでも生じやすくなります。

× 改善前

会議では以下の論点について議論した。
・ プロジェクトを開始するために必要な承認プロセス
・ プロジェクトを開始するために必要な費用
・ プロジェクトを開始するために必要な推進体制

この文章では、「プロジェクトを開始するために必要な」が繰り返されているので、以下のように、繰り返しの部分を冒頭で纏めることで、全体の文章を短くできます。

〇 改善後

会議ではプロジェクト開始に必要な以下の論点について議論した。
・ 承認プロセス
・ 費用
・ 推進体制

表現の繰り返しは、冗長さだけでなく違和感や拙さも感じやすいので、極力避けるよう注意が必要です。

方法④ 無くても意味が伝わる文言は省く

少しでも文字数を抑えるには、意味のない文言を省くことが必要です。
例えば、以下のような文章を考えてみましょう。

× 改善前

・ 会議では、その案について、なんとか承認された。
・ その案は、あくまでも予算内で実施する条件で承認された。

これらの文章の「なんとか」や「あくまでも」は、細かいニュアンスを伝える必要がある場合は効果がありますが、それを伝える必要がない(つまり、聞き手は結論だけを知りたい)場合は省き、以下のようにするべきです。

〇 改善後

・ 会議では、その案について承認された。
・ その案は、予算内で実施する条件で承認された。

特に副詞に該当する文言は、無くても伝わる場合が多いので、安易に記載しないようにしましょう。

方法⑤ 丁寧過ぎる表現を避ける

文章作成においても丁寧な表現を用いることは、良好な人間関係を維持・構築するうえで必要です。
しかし、丁寧な表現は文章の冗長さも増してしまう為、相手との関係性次第ではありますが、削れる表現は削るべきです。
例えば、以下のような文章を考えてみましょう。

× 改善前

特に問題がございませんでしたら、ご返信をして頂くには及びません。

この文章では、「ございません」や「して頂くには及びません」を用いて丁寧さを出していますが、その分冗長にもなっているので、以下のように変えることができます。

〇 改善後

特に問題なければ、ご返信は不要です。

どこまで丁寧さを表すべきかはケースバイケースですが、ビジネス文章は端的なほど好まれやすく、また慇懃無礼というように、丁寧過ぎる表現はかえって嫌味に感じられてしまう場合もあるので、必要最低限にとどめることが賢明です。

 

この記事で紹介する内容は以上です。
少しでも参考になれば幸いです。

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